En un entorno empresarial en constante evolución, la importancia de contar con un espacio de trabajo adaptable a las necesidades cambiantes de las organizaciones se vuelve cada vez más evidente. Tras el aislamiento por la pandemia del 2020, muchos colaboradores experimentaron la transición al trabajo remoto, pero a medida que regresaron a la normalidad, surgieron preguntas para las empresas: ¿Es necesario seguir construyendo oficinas? ¿Deberíamos mantener el formato remoto o migrar a un modelo híbrido?

En América Latina, algunas empresas optaron por una combinación de formatos: híbrido, remoto y presencial. Por estas razones, antes de tomar decisiones sobre alquiler, diseño, implementación o construcción de oficinas, es fundamental tener una clara “workplace strategy” o estrategia de oficinas.

¿Qué es una Workplace Strategy?

Forbes la define como “una evaluación sistemática de cómo las oficinas o centros de trabajo deberían ser utilizados para optimizar la eficiencia y eficacia de la empresa”.

Una estrategia enfocada en el lugar de trabajo bien ejecutada anticipa cambios en la oficina, fomenta el trabajo en equipo, mejora el compromiso de los colaboradores y reduce la tasa de ausentismo.

¿Qué podemos lograr con una Workplace Strategy?

Optimización de Espacio:

Maximiza el uso del espacio mediante el análisis del negocio, la cultura organizacional y las necesidades de las áreas, proponiendo soluciones eficientes.

Mejora de Productividad:

Un diseño cuidadoso impacta positivamente en la productividad y el bienestar de los empleados, fomentando la colaboración, la creatividad y la concentración.

Adaptación a Nuevas Formas de Trabajo:

Con la evolución de los estilos de trabajo, es importante adaptar el entorno físico para satisfacer las necesidades cambiantes de los colaboradores. A través de un plan Workplace Strategy es posible implementar prácticas como el trabajo remoto, el trabajo flexible y los espacios colaborativos.

Eficiencia en Costos y sostenibilidad:

Esta estrategia permite identificar áreas en las cuales se pueden reducir costos, a través del uso adecuado de un mismo espacio para varias áreas en momentos distintos. Por ejemplo, con un modelo híbrido de trabajo se pueden gestionar recursos de forma eficiente y, además, implementar tecnologías que promuevan la eficiencia energética, ahorrar en canon de alquiler, costos de mantenimiento de áreas, contribuir a la neutralización de huella de carbono, toda vez que se disminuye el consumo de combustible por los traslados, entre otros.

Mejora de la Experiencia del Colaborador:

Un lugar de trabajo bien diseñado y adaptado a las necesidades de las personas puede mejorar su experiencia laboral. Esto puede conducir a una mayor satisfacción, retención de talento y ser un imán para atraer nuevos colaboradores.

Según Carolain Rojas, experta en Facility Management, es importante que una Workplace Strategy esté acompañada de un enfoque denominado Activity-Based Working (ABM), que es un enfoque de organización y diseño de espacios de trabajo que se centra en las actividades de los colaboradores.

“La tendencia es que los colaboradores elijan la tipología óptima de sitio de trabajo, acorde con la actividad que van a realizar y no que la empresa les asigne un espacio fijo de trabajo.”

Carolain Rojas

Puntos importantes que se deben de tomar en cuenta para realizar una Workplace Strategy:

1-Evaluación y Diseño del Entorno de Trabajo:

Es importante evaluar de forma detallada el entorno de trabajo existente, incluyendo la distribución del espacio, la configuración de los espacios de trabajo, el mobiliario, la cultura organizacional, la tecnología y las necesidades específicas de los empleados para lograr el equilibrio de vida laboral y personal.

2-Definición de Zonas y Actividades:

Se deben identificar y definir distintas zonas y actividades necesarias en el entorno de trabajo. Estas áreas pueden comprender espacios para la colaboración, la concentración, las reuniones, el descanso, entre otras. Cada zona se adapta para satisfacer las necesidades específicas de las actividades.

3-Implementación de Espacios Flexibles:

La implementación de espacios de trabajo flexibles es esencial para permitir a los empleados elegir el entorno más adecuado para llevar a cabo sus tareas. Esto puede incluir escritorios compartidos, áreas de trabajo abiertas, salas de reuniones equipadas con tecnología, espacios de colaboración y áreas de descanso.

4-Uso de Tecnología y Herramientas de Apoyo:

Se debe considerar la implementación de soluciones tecnológicas y herramientas que faciliten la colaboración, la comunicación y la productividad en el entorno de trabajo. Esto puede abarcar sistemas de reserva de salas de reuniones, herramientas de comunicación digital, plataformas de colaboración en línea y aplicaciones móviles para acceder a recursos y servicios del lugar de trabajo.

5-Capacitación y Cambio Cultural:

Es importante que se capacite y se promueva el cambio cultural necesario para que los empleados comprendan y adopten el enfoque de trabajo basado en actividades. Esto implica educar a los empleados sobre los beneficios del ABW (Activity based working), cómo utilizar los espacios de manera efectiva, fomentar la colaboración y promover la autonomía y responsabilidad en la gestión de su propio entorno de trabajo.

6-Evaluación y Ajustes Continuos:

Durante y después de la implementación de la Workplace Strategy con enfoque en las actividades que los colaboradores realizan en el trabajo (ABW), se debe llevar a cabo una evaluación continua para recopilar comentarios de los empleados y medir los resultados.

Se realizan ajustes y mejoras según sea necesario para optimizar el entorno de trabajo y garantizar el logro de los objetivos establecidos.

Acerca de la autora de este artículo, Carolain Rojas:

Administradora, experta en Facility Management, MBA de la EUNCET Business School y ADEN International Business School, especializada en la Gestión de Proyectos. Ha liderado proyectos de transformación para Multinacional de Servicios Financieros en 4 países de Latinoamérica y Estados Unidos, destacando la exitosa implementación del modelo de trabajo híbrido.