Después de realizar una exhaustiva Estrategia de Oficinas o Workplace Strategy, es esencial evaluar detenidamente los siguientes criterios:
1- Ubicación:
Las oficinas deben situarse estratégicamente en lugares céntricos y con tráfico fluido. Preferiblemente, optar por ubicaciones cercanas a centros empresariales para facilitar el acceso de clientes. Tomemos como ejemplo el Centro Empresarial de San Isidro en Lima, Perú, que ofrece múltiples opciones de transporte para los colaboradores, como buses, el Metropolitano y taxis.
La accesibilidad de la oficina no solo afecta la eficiencia laboral, sino también el bienestar del colaborador. Un entorno fácilmente accesible ahorra tiempo y energía, contribuyendo a un clima laboral positivo. Además, ubicarse en un lugar céntrico puede reducir los costos de transporte, evitando posibles demandas salariales y altas tasas de rotación de personal.
2- Gastos Fijos y Variables:
Implementar estrategias de ahorro es esencial al alquilar o adquirir una oficina. Por ejemplo, optar por edificios certificados con LEED puede ser una decisión rentable. Además del presupuesto inicial de diseño y construcción, es importante considerar un presupuesto mensual para alquiler, mantenimiento y costos variables como luz, agua, internet, limpieza, cafetería, reparaciones, entre otros.
Por último, elegir entre un edificio antiguo y uno nuevo puede tener implicaciones significativas en los costos de implementación; usualmente un edificio antiguo será más costoso.
3- Número de Personal y Formatos de Trabajo:
En otros países ya se trabajaba de forma remota desde hace varios años; sin embargo, no era el común en Latam. En un contexto post-pandemia, la flexibilidad laboral se volvió fundamental. Actualmente, los colaboradores buscan libertad y las empresas buscan ser efectivas y eficientes con sus inversiones.
Con el cambio en los sistemas de trabajo, es esencial conocer cuántos colaboradores trabajarán en formato presencial, híbrido o remoto. En Creval, el equipo ha trabajado construyendo oficinas a clientes como Credicorp o Kamasa.
El cliente Credicorp fue bastante peculiar para nosotros, porque tienen colaboradores que trabajan en los tres formatos: híbrido, remoto y presencial; en una misma oficina. Entonces, para poder diseñar e implementar sus espacios fue importante conocer cuántas personas iban a estar al 100% en la oficina, cuántas iban a asistir solo unos días a la semana y, por último, predecir cuántos de los trabajadores de formato remoto iban a visitar las oficinas. Cabe mencionar que incluso los que trabajan remoto asisten de vez en cuando a las oficinas, cuando ellos lo creen conveniente.
Si tenemos claros estos números y contamos con data, podremos ser más efectivos en la toma de decisiones. Es importante también que los responsables de los proyectos sean flexibles y puedan realizar ajustes de diseño, incluso luego de la construcción.
“En un proyecto que realizamos con la empresa Credicorp, consideramos la implementación de phone boxes o cabinas, para que los colaboradores tengan reuniones sin interrupciones por Meet, Teams o Zoom. Sin embargo, luego de unos mese, nos dimos cuenta que no usaban cotidianamente estos espacios, los colaboradores tenían las reuniones en zonas comunes o en sus propias oficinas. Así que decidimos sacar los phone boxes y aprovechar estas zonas creando nuevos espacios que las personas sí iban a usar.”
Manuel Zavaleta, Gerente de Proyectos – Creval
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4- Costos de Implementación y Remodelación:
El diseño de oficinas generalmente sigue una tarifa marcada por el mercado, usualmente se maneja por metro cuadrado, que puede variar según la experiencia y garantía ofrecida por la empresa que diseña los proyectos. La negociación de precios puede ser posible, especialmente para oficinas más grandes, para el 2024 cada m2 podría tener un costo de $20 dólares americanos a más.
Por otro lado, el costo de implementación es relativo y depende de la creatividad del arquitecto, además, del concepto y las expectativas de la empresa. Las empresas más grandes suelen contar con un área de gestión de proyectos y ya saben lo que buscan, cuentan con un presupuesto definido y el arquitecto tiene mayores límites en cuanto a diseño. Lo recomentable es contar con un presupuesto antes de conversar con la empresa de Arquitectura y Construcción y evaluar más de tres alternativas.
Al considerar estos aspectos, los empresarios y gestores de proyectos podrán tomar decisiones informadas y eficientes al invertir en una oficina en Perú. La flexibilidad y la capacidad de ajuste serán clave para adaptarse a las dinámicas cambiantes del entorno laboral.
Acerca del autor de este artículo:
Manuel Zavaleta: Arquitecto de la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas (UPC) y Gerente de proyectos en Creval. Cuenta con más de 10 años de experiencia en el sector de la construcción, ha participado en diversos proyectos, abarcando desde el diseño de interiores hasta el desarrollo de oficinas corporativas, viviendas, gestión de obras y facilities. Ha llevado a cabo proyectos ambiciosos con Creval, para marcas como Xol Perú, Real Plaza y NGR (Bembos, Popeyes, Dunkin Donuts y Papa Johns).
